Migliorata la gestione lead del 47% per un produttore di olio d'oliva pugliese
Un noto produttore di olio d'oliva aveva molti lead, ma la loro gestione era disordinata. Abbiamo implementato un CRM semplice e formato il team interno in 3 settimane. La visibilità sui contatti è migliorata notevolmente. Ora sanno esattamente a che punto è ogni potenziale cliente nel processo di vendita. Non abbiamo inventato niente, abbiamo solo organizzato meglio il lavoro esistente.
L'Oleificio Meridiana S.p.A., un'azienda storica della Puglia, aveva bisogno di mettere ordine nella gestione dei suoi contatti. Perdevano opportunità di vendita per un processo interno poco chiaro. Tomi Frank è intervenuta per sistemare le cose, con un focus sul CRM e sulla formazione del loro team. Parliamo chiaro.
La sfida
L'Oleificio Meridiana, attivo da 41 anni nel settore dell'olio extravergine d'oliva, raccoglieva circa 140 nuovi contatti al mese tra fiere di settore e richieste online. Il problema non era la mancanza di interessamento. Era il caos: i dati arrivavano via email, fogli Excel e appunti sparsi, spesso incompleti. Questo rendeva difficile capire chi era già stato contattato e chi no, sprecando tempo prezioso ogni settimana.
Senza un sistema centrale, il team commerciale, composto da 3 persone, impiegava fino a 2 giorni interi a settimana solo per cercare di recuperare le informazioni necessarie per un follow-up. Le risposte ai potenziali clienti subivano ritardi di 3-5 giorni, e circa il 23% dei lead non veniva mai contattato dopo il primo ingresso. Questo significa opportunità perse e un calo di fiducia dai potenziali acquirenti.
Approccio
Abbiamo iniziato con un audit interno di 5 giorni, analizzando i loro flussi di lavoro attuali e parlando con i 3 membri del team commerciale e il responsabile vendite. Cosa serve, davvero? Abbiamo capito che non serviva un sistema complesso, ma qualcosa di pratico e subito utilizzabile per la loro operatività quotidiana. La nostra priorità era la semplicità e l'efficienza, niente fuffa.
Dopo l'analisi, abbiamo proposto un CRM leggero e specifico per le PMI, adatto alle loro esigenze e al loro budget di 2.800 euro. Abbiamo impiegato circa 11 giorni per configurare il sistema, importare i 570 contatti storici e personalizzare i campi necessari per il loro processo di vendita di olio. Abbiamo eliminato le funzioni inutili, concentrandoci solo su quello che avrebbero usato, per evitare complessità che rallentassero il team.
Poi è arrivata la fase cruciale: la formazione. Abbiamo condotto 7 sessioni pratiche, ciascuna di 3 ore, direttamente nella loro sede di Bari, coinvolgendo tutto il team. Abbiamo seguito passo passo l'inserimento dei primi 20 nuovi lead nel sistema. Questo ha permesso di risolvere i dubbi sul campo e assicurare che tutti si sentissero a loro agio con il nuovo strumento entro la terza settimana di implementazione, senza blocchi operativi.
La soluzione
Abbiamo consegnato un sistema CRM basato su una piattaforma cloud accessibile da qualsiasi dispositivo, computer o tablet. Ogni lead ora entra direttamente nel sistema, con campi predefiniti per nome, recapito, prodotto di interesse (es. olio EVO, olio aromatizzato), e fonte di contatto (fiera, sito web). Il team ha una vista chiara su tutti i contatti attivi e sulla loro posizione nel ciclo di vendita.
Ogni contatto segue un percorso di vendita predefinito: Nuovo, Contattato, Offerta Inviata, Negoziato, Chiuso (positivo o negativo). Il sistema invia promemoria automatici ai venditori per i follow-up importanti, per esempio 2 giorni dopo l'invio di un'offerta o 4 giorni dopo il primo contatto. Questo evita che i lead vengano dimenticati o si perdano tra le email accumulate.
In più, abbiamo creato una dashboard semplice che mostra i numeri chiave: quanti nuovi lead al mese, quanti in fase di offerta, e quanti chiusi positivamente. Ogni lunedì mattina il responsabile vendite può vedere l'andamento del team in tempo reale. Questo strumento permette a tutti di lavorare meglio insieme, riducendo le incomprensioni sui ruoli e sulle attività in corso.
Risultati
I risultati sono stati tangibili già nelle prime 8 settimane. L'Oleificio Meridiana ha visto un miglioramento concreto nell'organizzazione del suo processo di vendita. Non ci sono più contatti persi o follow-up dimenticati, e il team sa sempre dove focalizzare i suoi sforzi. Misuriamo tutto, e i numeri parlano chiaro.
Tempistiche
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Marzo 2024Incontro iniziale e raccolta requisiti sul campo con il team commerciale
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Fine Marzo 2024Analisi dei flussi di lavoro esistenti e proposta del CRM più adatto
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Aprile 2024Configurazione e personalizzazione della piattaforma CRM e importazione dati
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Maggio 2024Ciclo di 7 sessioni di formazione pratica per tutto il personale di vendita
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Giugno 2024Monitoraggio iniziale e affinamento del sistema nelle prime 4 settimane di uso
"All'inizio ero scettico. Pensavo fosse l'ennesimo programma complicato. Ma devo dire che dopo 3 settimane il nostro team aveva già ridotto il tempo perso sui lead di circa 2.5 ore al giorno. Ha funzionato."